Mentinerea afacerilor ca de obicei atunci cand toata lumea este acasa
Titlul poate parea atat sfidator, cat si misterios! Ridica o multime de intrebari despre ce si cum.Intr-adevar, cu acest val pandemic al Coronavirusului sau chiar in absenta sa, munca la distanta se confrunta cu un boom semnificativ astazi. Acest lucru se explica prin faptul ca companiile se concentreaza mai mult pe canalele digitale si pe rolul lor important in mentinerea si propulsarea tuturor tipurilor de afaceri.
Prin urmare, mentinerea activitatii in timpul sederii la domiciliu necesita utilizarea telecomunicatiilor. Sa aruncam o privire mai atenta asupra a ceea ce este si ce notiuni va genera?
In mod obisnuit, si in anumite texte de reglementare, telemunca este orice forma de organizare a muncii, conform careia munca, a carei executare se desfasoara in mod normal la sediul angajatorului este realizata de un angajat in afara acestor spatii, in mod voluntar, prin implementarea tehnologiilor informationale si de comunicare. In consecinta, telemunca evidentiaza orice forma de lucru la distanta, care se realizeaza in mod evident printr-o conexiune la Internet.
In plus, implementarea unei astfel de strategii de lucru necesita un set de factori esentiali si conditii speciale, care se presupune ca vor stimula productivitatea angajatilor, precum si firma in general. Factorii se disting in general in doua familii mari: cele cu vocatie tehnica si cele cu vocatie manageriala. In cele ce urmeaza, vom intocmi o lista cu pilonii principali pentru implementarea solutiei de telecomunicatii.
Cum sa va coordonati?
Aceste instrumente ofera capacitatea de a monitoriza progresul unuia sau mai multor proiecte, atribuind sarcini altor membri ai echipei, identificand cu exactitate ce trebuie facut. Acesta este un mijloc riguros care permite caracterizarea sarcinilor care trebuie realizate in timpul unei zile de lucru la distanta. Printre aceste instrumente, amintim de suita de aplicatii de la Zoho One.
Cum sa va organizati?
Proprietarul de companiei sau seful de echipa are intotdeauna preocuparea de a-si informa colaboratorii cu privire la schimbari de ultim moment, eventuale intalniri si videoconferinte. Pentru a asigura o mai buna organizare, Google Calendar sau Zoho Calendar este prezentat ca un instrument esential pentru telecomunicatii. Astfel, agenda poate fi impartasita cu toti colaboratorii pentru a garanta o vizibilitate mai buna la nivelul de realizare in functie de munca care trebuie facuta. In acelasi context, exista mai multe alte instrumente pentru organizarea de intalniri, de exemplu, amintim aici Assistant.to, Calendly si Foot.
Cum sa gestionati documentele?
Accesarea acelorasi documente de la distanta in cadrul unei singure companii necesita instrumente si tehnici de gestionare a documentelor, de obicei prin solutii cloud. De exemplu, Google Drive , Zoho WorkDrive sau Dropbox sunt instrumente puternice de telecomunicatie care permit accesul la toate documentele de la distanta in timp real.
Cum sa colaboram?
In acest context al telecomunicatiilor, a colabora inseamna a imparti o resursa sau a lucra simultan, in echipa, la un document. Gigantul Google ofera acces gratuit la Google Docs, Google Sheets si chiar Google Slides. Astfel, toti angajatii in cauza au acces la documentele prezente pe suportul cloud (Google Drive) in cazul nostru si le pot edita in timp real.
Cum sa comunici?
Telecomunicatiile necesita o varietate de instrumente de comunicare. Software-ul de e-mail precum Outlook , Zoho Mail sau Thunderbird este adoptat pe scara larga datorita usurintei instalarii si sincronizarii. In plus, Skype, WebEx, Zoho Meetings sau Omnijoin sau orice alta solutie care utilizeaza tehnologia de videoconferinta VoIP se disting prin capacitatea lor de a se reinventa in functie de necesitati. Aceste instrumente sunt foarte flexibile pentru a sprijini munca de la distanta, consolidand totodata activitatea de colaborare. De asemenea, au aparut integrari cu Microsoft Teams , ceea ce va ofera posibilitatea de a face apeluri usoare chiar din aplicatii.
Cum sa trimiteti / primiti fisiere mari?
In acest caz, exista solutii care asigura trimiterea / primirea fisierelor. De asemenea, este posibil sa dati fisierului o nota personalizata. Aceste platforme accepta toate formatele, dar este recomandabil sa comprimati fisierele pentru a economisi timp de transfer. In general, acestea sunt solutii complementare pentru platformele de mesagerie traditionala, amintim aici, WeTransfer, Hightail sau TransferNow.
Telecomunicatiile sunt o solutie de lucru la distanta si se bazeaza foarte mult pe noile tehnologii de informare si comunicare. Implementarea unei astfel de solutii intr-o companie necesita o infrastructura hardware / software calificata, precum si personal calificat. Personalului ar trebui sa-i fie prezentat acest tip nou de activitate, in special in ceea ce priveste gestionarea noilor tehnologii. La acest nivel, instrumentele sunt diverse, mentionam, instrumente de gestionare a echipelor si a documentelor, comunicare (videoconferinta) si instrumente de colaborare, care sunt esentiale pentru lucrul eficient in echipa de la distanta. Infrastructurile si eforturile personale trebuie incununate de abilitati manageriale care servesc la canalizarea si optimizarea activitatilor tuturor partilor interesate din aceeasi companie.
